ID: 1502
Technical Support Administrative Assistant
Geen aanbiedingen geplaatst
Omschrijving
De Technical Support Administrative Assistant ondersteunt administratief het proces van monsterontvangst tot en met de archivering van de documenten welke bij de monsters zijn ontvangen en/of afgehandelde klantrapportages vanuit de afdeling Technical Advisory Services.
Werkzaamheden van de Technical Support Administrative Assistant zijn onder andere: *registreren van de ontvangen monsters (i.e. voorzien van uniek nummer)
Werkzaamheden van de Technical Support Administrative Assistant zijn onder andere: *registreren van de ontvangen monsters (i.e. voorzien van uniek nummer)
- bij het laboratorium neerleggen van de testinstructies volgens ISO standaard en/of klantinstructies
- geven van een no-test status in het geval van incorrecte of onvolledige data, afstemmen met sales over te ondernemen acties en indien nodig contact opnemen met de klanten (tevens in het Engels)
- in het systeem invoeren van logistieke data t.a.v. de brandstof levering en/of systeemmonsters
- verifiëren van ingevoerde data
- periodiek aan Shared Service Center (SSC) in Singapore versturen van weeklijsten voor SPOT werkzaamheden
- opmaken en versturen van facturatie instructies en controleren van data in het systeem (werkzaamheden, monsterstatus, uren & reiskosten)
- te woord staan van klanten en/of SSC met vragen over facturen - bijhouden van de diverse afdelingsmailboxen
- archiveren van inkomende en uitgaande mailberichten
- afhandelen van inkomende emailverzoeken binnen bevoegdheden en mogelijkheden doorsturen en/of markeren van e-mails met technische vragen naar de Technical Support Engineer en/of (Senior) Technical Advisor(s)
- archiveren van alle SPOT werkzaamheden documentatie (witnessings, technische rapportages, etc.)
- maken en versturen van Short Form Agreements (SFAs) met contractafspraken, algemene voorwaarden, prijzen e.e.a. o.b.v. aangeleverde gegevens
- onderzoeken van verkeerde leveringen, doorsturen na overleg met CSM of klant of collega laboratorium en afstemming over de leveringskosten
- controleren van dubbele Bunker Delivery Notes (i.e. BDN check)
- beheren sample transport update(s)
- beheren van de prolonged storage lijst (monsteropslag)
- bijdragen aan de volledigheid van masterdata (i.e. nieuwe leveranciers, BDNs, bunkerlocaties etc.).